Q&A

緊急時や非常時のときのために会員名簿を作成したいと考えていますが、昨今「個人情報保護」について皆さんの意識も高く、作成には慎重にならざるを得ないこともありますがどうしたらいいでしょうか？または個人情報の保護に関しての見解などはありますか？

これまで、各自治会では、円滑な自治会運営のため構成会員の把握に務めてこられたことと思います。その手法として取りまとめてこられた自治会員名簿につきましては、最近の個人情報保護の観点から、より慎重な取り扱いを求められているところです。
本会としては、この課題は非常に重要であると認識し、取り扱い方法について検討してまいりました結果、下記のとおり自治会員名簿の取り扱いに関する指針を提案いたしますので、ご参考にしていただきたいと思います。
自治会員名簿は、住民の皆様からお預かりしている大切な情報であるという認識を持ち、誤って問題とならないよう慎重な取り扱いに心がけていただきますようお願いいたします。

1. 名簿の定義
   名簿とは、自治会員から収集した個票とする。
2. 収集の方法
   1. 収集の目的、利用範囲を明確にする。
   2. 収集する情報は必要最低限の項目に限定する。
   3. すでに記入した名簿が回覧の途中で他人の目に触れることのないよう、封筒に入れて収集したり、直接提出したりするなどの工夫をする。
   4. 目的外に利用する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。
3. 管理の方法
   1. 自治会長宅または公会堂の鍵がかかる収納等で管理し、第三者が無断で持ち出せないようにする。
   2. 情報提供を求められた場合は、単にコピーを渡すのではなく、必要な情報のみを抜き出して提供する。
   3. 情報を提供した記録を残しておく。
4. 廃棄の方法
   名簿を更新する際には、古い名簿は確実に廃棄する。
5. 会員への説明
   これらの内容について、確実に会員に説明する。

＜ダウンロード＞

• 自治会名簿取扱規程作成例（23KB）
• 会員名簿提出依頼文書作成例（23KB）
• 会員名簿作成例（46KB）

他の自治会運営がどのように行われているか知りたいのですが。

先駆的な取組などについては、今後、研修会やホームページなどをとおしてお知らせしていきたいと考えていますのでよろしくお願いします。また、平成18年度及び平成21年度に自治会実態調査を行いましたのでその結果をお知らせします。運営の参考になるかもしれませんのでご覧ください。
＜ダウンロード＞

• 平成18年8月実施自治会実態調査（108KB）

＜調査内容＞

• 自治会の組織運営について
  規約、総会、会長任期、会費、入会金、書類の作成（予算、決算）など
• 自治会活動の拠点について
  公会堂（公民館）の有無、建替予定など
• その他
  地区活動について、自治会の法人化について
• その他自由意見等
  困難に感じていること、研修会テーマなど

• 平成21年実施自治会実態調査（835KB）

＜調査内容＞

• 高齢者・障害者世帯への対応について
  
• 自治会作業への参加免除について
  
• 自治会費の減免、会費、入会金について
  
• 高齢化進行の問題点について
  
• その他自治会連合会への要望